CHANGE-MANAGEMENT-BERATUNG

Die digitale Transformation von Unternehmen in Europa ist in vollem Gange, und ein zentraler Aspekt, der diesen Wandel vorantreibt, ist die elektronische Rechnungsstellung (oder E-Invoicing).

Um Effizienz, Transparenz und Steuerkonformität zu fördern, treibt die EU aktiv einen einheitlichen Rahmen für die E-Rechnungsstellung voran.

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht (e-Rechnung) im B2B-Bereich markiert in Deutschland eine bedeutende Veränderung im Rechnungswesen.

Sie tritt schrittweise ab dem 01. Januar 2025 in Kraft. Diese Maßnahme ist Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die darauf abzielt, das Mehrwertsteuersystem zu digitalisieren, Prozesse zu vereinfachen und den Steuerbetrug zu reduzieren.

In Österreich sind e-Rechnungen bislang nur bei erbrachten Leistungen an den Bund oder die öffentliche Verwaltung verpflichtend. Derzeit ist noch kein Datum für eine generelle e-Rechnungspflicht in Österreich bekannt.

Die deutsche Regelung hat jedoch bereits Auswirkungen auf viele Unternehmen in Österreich. Für KMU mit Sitz in Europa kann diese seitens der EU auferlegte Pflicht sowohl eine Chance zur Innovation als auch eine Herausforderung zur Anpassung darstellen.

Entdecken Sie die Unterschiede zwischen elektronischen und digitalen Rechnungen, die wichtigsten Vorteile der E-Rechnungsstellung und wie europäische KMU mit innovativen Lösungen reibungslos auf dieses neue System umsteigen können.

 

Was bedeutet die E-Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungsstellung, oder E-Invoicing, bezeichnet den Prozess des Erstellens, Sendens und Empfangens von Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren digitalen Format.

Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen sind elektronische Rechnungen nicht einfach PDF-Dateien oder Scans, sondern so konzipiert, dass sie nahtlos in Software wie Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integriert werden können.

Dieses strukturierte Format verwendet oft Standards wie XML, UBL oder EDI und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen (wie Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuerangaben und mehr) ohne manuelle Verarbeitung leicht zugänglich und überprüfbar sind.

Die elektronische Rechnungsstellung Pflicht 2025 bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine höhere Genauigkeit, verbesserte Einhaltung von Steuerregelungen und schnellere Zahlungszyklen. Es ist ein wesentlicher Schritt zur Digitalisierung, bringt jedoch auch rechtliche und technische Voraussetzungen mit sich.

 

Europäische Gesetze zur Regulierung der E-Rechnungsstellung

Die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung variieren stark innerhalb Europas, doch der Wandel wird von der übergeordneten Richtlinie 2014/55/EU geleitet, die E-Rechnungen für öffentliche Aufträge in den EU-Mitgliedstaaten vorschreibt.

Länder wie Italien, Frankreich und Spanien setzen nun Anforderungen an die E-Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen (Business-to-Business) durch.

Die Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung Pflicht 2025 gilt ausschließlich für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), die in Deutschland ansässig sind. Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen für steuerpflichtige Leistungen innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung zu stellen.

Rechnungen zwischen Unternehmen und Endverbrauchern (B2C) sind von der neuen Regelung bisher nicht betroffen.

 

Elektronische Rechnung vs. digitale Rechnung

Für KMU ist es entscheidend, diese Unterschiede zu verstehen. Während digitale Rechnungen einfacher zu erstellen sein mögen, erfüllen sie nicht die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungsstellung und bieten nicht den vollen Nutzen, den strukturierte E-Rechnungen bieten.

Die Begriffe „elektronische Rechnung“ und „digitale Rechnung“ werden manchmal synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch grundlegend in ihrer Funktionalität und ihrem Format.

→ Merkmale einer digitalen Rechnung:

• Eine gescannte Kopie oder PDF einer Papierrechnung.
• Oft unstrukturiert, was bedeutet, dass Daten manuell in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingegeben werden müssen.
• Wird als E-Mail-Anhang verschickt oder online hochgeladen.

→ Merkmale einer elektronischen Rechnung (E-Invoice):

• Wird in einem strukturierten elektronischen Format wie zB XML erstellt und versendet.
• Nahtlose Integration in Buchhaltungssoftware für automatisierte Verarbeitung.
• Entwickelt zur Fehlerreduzierung, Einhaltung von Vorschriften und Optimierung von Arbeitsabläufen.

 

Wichtige Vorteile der E-Rechnungsstellung für KMU

Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen bietet die elektronische Rechnungsstellung Pflicht 2025 viele Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Umweltfreundlichkeit und schnellere Prozesse.

• Höhere Effizienz → Reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Rechnungsbearbeitung und steigert die Produktivität.
• Kosteneinsparungen → Eliminiert Kosten für Papier, Porto und Lagerung, wodurch die Gesamtkosten für die Rechnungsstellung gesenkt werden.
• Schnellere Zahlungen → Automatisierung beschleunigt Prozesse und sorgt für schnellere Zahlungen.
• Steuerkonformität → Erfüllt die Anforderungen lokaler Steuerbehörden und vermeidet kostspielige Strafen.
• Fehlerreduktion → Minimiert menschliche Fehler durch Standardisierung und Automatisierung.

 

Herausforderungen der E-Rechnungsstellung

Trotz der klaren Vorteile kann der Übergang insbesondere für KMU, die nicht über die Ressourcen oder technische Expertise größerer Unternehmen verfügen, eine Herausforderung darstellen. Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:

• Anschaffungskosten → Die Beschaffung und Integration von Software für die E-Rechnungsstellung kann anfangs teuer sein.
• Regulatorische Komplexität → Die Navigation durch länderspezifische Gesetze und die Einhaltung der Mehrwertsteueranforderungen können überwältigend sein.
• Workflow-Anpassungen → Der Übergang von papierbasierten Prozessen zu elektronischen Systemen erfordert die Schulung des Personals.
• Widerstand von Kunden und Lieferanten → Einige Partner könnten weiterhin auf traditionelle Rechnungsstellung setzen, was die Einführung verzögern kann.
• Bedenken zur Datensicherheit → Der Umgang mit sensiblen Geschäftsdaten in digitaler Form erfordert das Bewusstsein für stärkere Cyber-Sicherheitsmaßnahmen.

 

Wie gelingt der Übergang zur E-Rechnungsstellung?

Der Übergang zur E-Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein, jedoch ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und die Umstellung somit reibungslos verläuft.

Schritt 1: Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer bestehenden Rechnungsprozesse, um notwendige Anpassungen zu identifizieren. Es ist wichtig zu beachten, dass es nicht nur sinnvoll ist, analoge Prozesse einfach zu digitalisieren, sondern auch, die Prozesse selbst zu überdenken.

• Bewerten der aktuellen Methoden zur Rechnungserfassung und -bearbeitung.
• Identifizieren von Zuständigkeiten und Abläufen innerhalb des Rechnungsbearbeitungsprozesses.
• Überprüfen der Kompatibilität der aktuellen IT-Infrastruktur mit elektronischen Rechnungsformaten.

Schritt 2: Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen

Das klingt banal, ist aber sehr wichtig:

• Richten Sie eine spezifische E-Mail-Adresse ein, die ausschließlich für den Empfang elektronischer Rechnungen genutzt wird.
• Alle Lieferanten sollten über diese E-Mail-Adresse informiert werden. Nur so gelingt ein reibungsloser Übergang.

Wichtig:
Informieren Sie alle Lieferanten und Dienstleister über diese E-Mail-Adresse für einen reibungslosen Übergang.

Schritt 3: Informieren Sie Ihre Kunden, bevor Sie E-Rechnungen versenden

Nur wenn Kunden bereit und in der Lage sind, Ihre Rechnungen elektronisch zu empfangen, gelingt die Umstellung auf die E-Rechnung.

Was können Sie tun?

• Klären Sie mit ihren Kunden, welche Präferenzen sie bezüglich des Empfangs von E-Rechnungen haben.
• Stellen Sie Informationen darüber bereit, wie Kunden dem Empfang elektronischer Rechnungen zustimmen können (bis Ende 2024 noch notwendig).

Schritt 4: Auswahl des geeigneten elektronischen Rechnungsformats und Übertragungswegs

Entscheiden Sie sich für ein elektronisches Rechnungsformat, das Ihren Anforderungen entspricht (z. B. XRechnung, ZUGFeRD oder andere EN16931-konforme Formate), basierend auf:

• Kompatibilität mit den Systemen Ihrer Geschäftspartner und Kunden.
• Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und Standards (z. B. EU-Richtlinie 2014/55/EU).
• Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und Buchhaltungssoftware.
• Verwenden Sie eine geeignete Software oder ein geeignetes System für die Rechnungsstellung und Archivierung, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
• Achten Sie darauf, dass die Software-Funktionen für digitale Signaturen oder andere Sicherheitsmechanismen bietet, um die Authentizität und Integrität der Rechnungen zu gewährleisten, die Sie benötigen.

Formate:

• XRechnung
• ZUGFeRD
• UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII):
• UBL
• Factur-X

Wahl des geeigneten Übertragsweges:

Beachten Sie Sicherheitsaspekte bei der Übertragung von E-Rechnungen, gerade auch beim Versand per E-Mail.

Ein Urteil des OLG Schleswig-Holstein (18.12.2024, Az. 12 U 9/24) zeigt die Risiken unzureichender Sicherheitsmaßnahmen: Eine manipulierte E-Mail-Rechnung führte zu einer Fehlüberweisung von rund 15.000 € auf eine betrügerische Kontoverbindung. Das Gericht entschied, dass Unternehmen eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen müssten, da reine Transportverschlüsselung nicht ausreiche. Aus Sicht des Gerichts liegt die Verantwortung für den sicheren Transport von E-Rechnungen per E-Mail beim Absender.

Praxistipps:

• E-Mail-Sicherheit: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen.
• E-Rechnungssysteme: Strukturierte Formate und sicherere Übertragungswege (Peppol, E-Rechnungsportale) bevorzugen.
• Kunden sensibilisieren: Über sicheres Empfangen informieren.

Schritt 5: Implementierung der IT-Infrastruktur

Investieren Sie in die notwendige IT-Infrastruktur oder aktualisieren Sie bestehende Systeme, um das gewählte elektronische Rechnungsformat zu unterstützen:

• Sicherstellen, dass Ihre IT-Systeme das strukturierte elektronische Format korrekt verarbeiten können.
• Implementieren von Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität der E-Rechnungen.
• Information und Einbindung Ihrer Mitarbeiter zur Unterstützung der Umstellung.

Schritt 6: Schulung der Mitarbeiter

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen, um sie mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut zu machen:

• Schulung zur korrekten Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen und zu den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung.
• Sensibilisierung für die rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorgaben.
• Dokumentation der Schulungsinhalte und Sicherstellung des Wissenstransfers innerhalb des Unternehmens.

Schritt 7: Testphase

Führen Sie eine umfassende Testphase durch, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme korrekt konfiguriert sind und E-Rechnungen fehlerfrei ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können:

• Interne Tests mit verschiedenen Szenarien und Geschäftspartnern.
• Beheben auftretender Probleme und Optimieren der Prozesse.
• Feedback-Schleifen zur kontinuierlichen Verbesserung vor der vollständigen Implementierung.

Nehmen Sie sich genügend Zeit fürs Testen. Entwickeln Sie realistische Testfälle, also gehen Sie Schritt für Schritt durch, wie Sie sich den Prozess vorstellen. Testen Sie jeden Schritt, notieren Sie sich jede Abweichung davon. Nur so kann der Prozess letztendlich fehlerfrei funktionieren.

Schritt 8: Kommunikation mit den Geschäftspartnern

Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung auf E-Rechnungen und klären Sie deren Erwartungen sowie technische Anforderungen:

• Festlegung der Übertragungswege und Formate für den Austausch elektronischer Rechnungen.
• Unterstützung und Schulung Ihrer Geschäftspartner bei der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung.
• Sicherstellen, dass Ihre Partner die E-Rechnungen korrekt empfangen und verarbeiten können.
• Richten Sie ggf. einen Support-Kanal ein, um Fragen und Probleme von Kunden und sonstigen Geschäftspartnern zu adressieren.

Schritt 9: Vollständige Implementierung der E-Rechnung

Nach erfolgreicher Testphase und Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern führen Sie die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen durch:

• Beginn der elektronischen Rechnungsstellung gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Zeitplänen.
• Überwachung der ersten Phasen der Umstellung und Unterstützung bei auftretenden Fragen.
• Sicherstellung der langfristigen Compliance und Effizienz der neuen Prozesse.

Schritt 10: Laufende Überwachung und Anpassung

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer E-Rechnungsprozesse, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen und Effizienzgewinne zu maximieren:

• Monitoring der Nutzung und Akzeptanz der E-Rechnung bei internen und externen Stakeholdern.
• Kontinuierliche Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter in Bezug auf neue Entwicklungen und Standards.
• Anpassung der IT-Infrastruktur und Prozesse entsprechend technologischer Fortschritte und rechtlicher Änderungen.

Schritt 11: Rechtliche Aspekte ständig im Auge behalten

Berücksichtigen Sie rechtliche Rahmenbedingungen im Rahmen der E-Rechnung:

• Einhaltung der EU-Richtlinie 2014/55/EU und nationaler Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung.
• Archivierungspflichten gemäß AO, HGB und GoBD.
• Sicherstellung der Datenintegrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gemäß IT-Sicherheitsstandards.

Weitere Schritte/Aspekte

In Abhängigkeit von der konkreten Situation Ihres Unternehmens können weitere Aspekte von Bedeutung sein, beispielsweise:

• Datenschutz-Check → Stellen Sie sicher, dass alle personenbezogenen Daten nach den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden.
• Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse → Sorgen Sie dafür, dass die E-Rechnung nahtlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Ressource Planning) integriert werden.
• Erstellen eines Notfallplans → Entwickeln Sie einen Plan für den Umgang mit technischen Ausfällen oder Problemen bei der E-Rechnungsstellung.
• Abschreibungen berücksichtigen → Achten Sie darauf, dass Investitionen in IT-Systeme und Software für die E-Rechnungsstellung steuerlich korrekt abgeschrieben werden, um finanzielle Vorteile zu nutzen.
• Cybersicherheit stärken → Setzen Sie auf aktuelle Sicherheitsmaßnahmen und schulen Sie Ihr Team regelmäßig, um Ihr Unternehmen vor Datenverlusten und Cyberangriffen zu schützen.

 

Fazit: Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung Pflicht 2025 ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften; sie ist ein strategischer Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in einem zunehmend digitalen Markt wettbewerbsfähig bleibt.

Durch die Einführung von der elektronische Rechnungsstellung Pflicht 2025 können europäische KMU ihre Abläufe optimieren, Kosten senken und sich als zukunftsorientierte Unternehmen positionieren, die bereit sind, die Herausforderungen von morgen anzunehmen und zu meistern.

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnungsstellung Pflicht 2025 hat die Wirtschaftskammerorganisation (WKO) zudem auf Ihrer Homepage veröffentlicht.